guide de la CNIL pour les employeurs et les salariés

Respect de la vie privée : un guide de la CNIL pour les employeurs et les salariés
Guide des démarches

Les ordinateurs de l'entreprise ont une bonne mémoire. Ils enregistrent non seulement les données personnelles de chaque salariés, mais aussi désormais une bonne partie de ce qui se dit ou se fait dans le cadre du travail.

La CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) vient de publier un guide très complet à l'usage des employeurs ou de leurs salariés. Il rappelle à chacun les limites de la vie privée fixées dans le cadre de la loi "Informatique et liberté".
En voici l'essentiel, le guide est téléchargeable en fin d'article.

5 principes clés à respecter
La réglementation fixe 5 principes importants :

finalité : les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage bien déterminé et légitime. On ne peut donc enregistrer une information que pour un besoin bien précis pour le fonctionnement de l'entreprise.
proportionnalité et pertinence des données : seules doivent être traitées les informations pertinentes et nécessaires au regard des objectifs poursuivis.

durée limitée de conservation des données : les informations ne peuvent être conservées de façon indéfinie dans les fichiers informatiques. Une durée de conservation précise doit être déterminée en fonction de la finalité de chaque fichier.
sécurité et confidentialité des données : l’employeur, en tant que responsable du traitement, est astreint à une obligation de sécurité: il doit prendre les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des données et éviter leur divulgation à des tiers non autorisés.
respect des droits des personnes :

- information des personnes : les salariés concernés ou les candidats à un emploi doivent être clairement informés de ce qui sera enregistré et des droits qui en découlent,
- droits d’accès et de rectification : toute personne peut demander la communication des informations la concernant ainsi que le droit de faire rectifier ou supprimer les informations erronées.
- droit d’opposition : toute personne a le droit de s’opposer, pour des motifs légitimes à ce que des données à caractère personnel la concernant soient enregistrées dans un fichier informatique, sauf si celui-ci résulte d’une obligation légale ou réglementaire.
Quelles sont les données qui peuvent être collectées lors d'une embauche ?
Les informations demandées sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ont pour finalité d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé. Elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles du candidat.

La collecte des informations suivantes n’est pas pertinente, sauf cas particuliers justifiés par la nature très spécifique du poste à pourvoir ou par une obligation légale :

date d’entrée en France;
date de naturalisation;
modalités d’acquisition de la nationalité française;
nationalité d’origine;
numéros d’immatriculation ou d’affiliation aux régimes de sécurité sociale;
détail de la situation militaire: sous la forme « objecteur de conscience, ajourné, réformé, motifs d’exemption ou de réformation, arme, grade »;
adresse précédente;
entourage familial du candidat (nom, prénom, nationalité, profession et employeur du conjoint ainsi que nom, prénom, nationalité, profession, employeur, des parents, des beaux-parents, des frères et soeurs et des enfants);
état de santé, taille, poids, vue;
conditions de logement (propriétaire ou locataire);
vie associative;
domiciliation bancaire, emprunts souscrits.
Enfin, il est interdit de collecter et de conserver des données personnelles qui, directement ou indirectement, font apparaître les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales, les informations relatives à la santé ou à la vie sexuelle des personnes. L’accord exprès exigé par la loi qui doit être recueilli par écrit ne saurait, à lui seul, justifier la collecte de telles données si ces dernières sont dépourvues de lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé. Aussi de telles informations ne peuvent-elles être collectées que, dans certains cas, lorsqu’elles sont dûment justifiées par la spécificité du poste à pourvoir.

Peut-on se renseigner sur le salarié auprès de tiers ?
Le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stages, clients, fournisseurs…) est permis dès lors que le candidat en a été préalablement informé.

Attention aux commentaires
La presse s'est fait plusieurs fois l'écho de pratiques douteuses. Presque toutes concernaient une zone dite de "commentaire", laissé au libre usage de la hiérarchie.

Les zones "commentaire" destinées à enregistrer des informations de gestion, telles des résumés d’entretien, doivent, comme toute donnée à caractère personnel enregistrée dans un traitement être pertinentes, adéquates et non excessives au regard de la finalité du traitement. La CNIL veille au respect de ces principes.

Il faut avoir à l’esprit en rédigeant ces zones commentaires que la personne concernée peut y avoir accès à tout moment. Ainsi, à la suite d’un contrôle sur place effectué par une délégation de la CNIL en décembre 2006, il a été constaté que des commentaires particulièrement subjectifs, relatifs aux personnes ayant déjà été employées par une société mais qui n’ont pas donné satisfaction, figuraient dans le traitement de gestion des salariés qu’elle avait mis en oeuvre. Ainsi, ont pu être relevés des commentaires tels que « trop chiante », « problèmes d’hygiène (odeurs) », « personne sans dents et qui boit ».

Un guide très complet
Le guide de la CNIL étudie les différents cas les pus fréquents :

l'embauche (voir ci-dessus),
l'annuaire du personnel,
l'accès au dossier personnel en interne,
la gestion des oeuvres sociales et culturelles (CE),
l'usage d'Internet et de la messagerie,
les obligations des responsables informatiques,
la vidéosurveillance,
le téléphone,
les systèmes de localisation des véhicules,
le contrôle de présence (badgeage),
la biométrie.

Pour télécharger le CNIL - Guide pour les employeurs et les salariés.